Con il D.L. 112/2008 convertito dalla L. 6.8.2008 n. 133 sono state introdotte consistenti ed impegnative modificazioni in materia di gestione dei libri paga e di rilevazione delle presenze dei dipendenti.

a) viene introdotto un nuovo registro unico denominato Libro Unico del Lavoro, che verrà curato, tenuto e conservato dai consulenti abilitati, dopo aver acquisito specifica delega dai datori di lavoro (come previsto dalla normativa). Tale libro unico del lavoro, che entrerà “a regime” dal 16.01.2009, assorbe le registrazioni previste per il vecchio “cedolino” paga e i dati “giornalieri” delle presenze (che quindi appariranno esplicitamente nei futuri “cedolini”).

b) il libro matricola, in cui andavano annotate le instaurazioni e le cessazioni dei rapporti di lavoro, è stato abrogato. I matricola attualmente in uso non vanno pertanto più aggiornati ma solo conservati per 5 anni.

c) fino al 16 gennaio 2009, i datori di lavoro possono continuare ad utilizzare i tradizionali libro di paga e registro delle ore vidimati dall’INAIL ma vanno però tenuti secondo le più favorevoli modalità previste in caso di utilizzo del Libro unico del lavoro. Ciò significa in particolare che:
- il libro paga e il registro delle ore possono essere conservati presso la sede legale dell’impresa e non più nei luoghi in cui si effettuano i lavori. Viene pertanto meno l’obbligo di tenere sui luoghi di lavoro copie conformi all’originale del libro matricola e del registro delle ore;
- in caso di visita ispettiva in luoghi di lavoro stabili diversi dalla sede legale dell’impresa (es. unità locali, cantieri, etc.), il datore di lavoro dovrà esibire i registri e la comunicazione d’assunzione inoltrata al Centro per l’impiego (quest’ultima anche attraverso la trasmissione di tali documenti tramite fax o posta elettronica) nel corso della visita ispettiva stessa;
- dal 16.1.2009 i registri possono essere conservati presso il consulente abilitato o l’associazione di categoria anziché nella sede legale dell’impresa, previa delega e apposita comunicazione alla Direzione Provinciale del Lavoro (che sarà predisposta dai nostri uffici e fatta firmare agli interessati). In tale ipotesi l’obbligo di esibizione dei registri in caso di visita ispettiva grava direttamente sul soggetto abilitato, il quale dovrà provvedervi entro 15 giorni dal termine specificato nel verbale di primo accesso ispettivo. Il datore di lavoro dovrà però esibire all’ispettore copia della delega conferita al soggetto abilitato.

d) le registrazioni sia sul registro delle ore sia sul libro paga sia, dal 16.1.09, sul nuovo Libro Unico del Lavoro devono essere effettuate entro il 16 del mese successivo a quello cui si riferiscono. Con l’entrata a regime del nuovo Libro Unico del Lavoro, il datore potrà segnarsi le ore dei dipendenti anche su moduli non vidimati dall’INAIL, che dovranno però essere consegnati al consulente che dovrà provvedere all'elaborazione nel termine di legge (16 del mese successivo) dei cedolini (e il L.U.L.), per non incorrere nelle pesanti conseguenze sanzionatorie a carico del datore di lavoro, previste dalla legge.